制作に関わる人は必ず管理しなければいけないスケジュール。
人によって得手不得手あるかと思います。
さらにデザイナーも生業としているため、使い勝手の他に見た目も多少拘りたい、、と思って国内、さらに海外と多種多様なツールを触ってきてようやく今の形に落ち着いたのでご紹介致します。
プロジェクト管理ツール
規模にもよりますがプロジェクトとして始動する場合、制作だけでも多くのやり取りや動きが発生しチャットやメールだけでは大切な情報が埋もれてしまいます。
そのためプロジェクトを細分化し、進捗管理を行うことで納品漏れやスケジュール超過等のリスクを抑えることができます。
backlog
backlogはプロジェクト管理で定番のツールで、企業の規模に関わらず利用されています。
また、無料の範囲内でも十分に機能として使用でき、下記のように使い分けすることが可能です。
- メイン：社内用アカウント…外部には見せない社内用のアカウントで、企業別にカテゴリー分けしその企業内で発生した案件をタスク分けして運用
- サブA：協力会社と連携し、カテゴリーは利用せず大量案件をタスクとして管理
タスク管理ツール
プロジェクトと個人的なタスクは分けた方が良いと考えています。
下記のようにプロジェクト管理では進捗や結果の報告、タスク管理ではプロジェクトで発生したタスクをさらに細分化し何がいつまでに必要か一目でわかるように整理します。
| プロジェクト管理 | 株式会社○○○｜LP制作 ・構成作成：○月○日 ・原稿作成：○月○日 ・デザイン：○月○日〜○月○日 ・コーディング：○月○日〜○月○日 |
| タスク管理 | ・デザイン ∟着手：○月○日 ∟撮影素材支給：○月○日 ∟納品：○月○日 ・コーディング ∟着手：○月○日 ∟テスト：○月○日 ∟納品：○月○日 |
リマインダー（Mac純正アプリ）
Appleデバイス利用者しか使用できませんが、比較的操作しやすくMacやiPhoneで連携や編集も可能です。
また、純正アプリのため比較的軽く、常時表示させても動作に支障はあまりない印象です。
ブラウザ（アプリ、 SAAS）管理ツール
「ブラウザ管理ツール？」と思う方も居るかと思いますが、プロジェクト管理で挙げたbacklogの複数アカウント管理の他、多くの企業とやり取りする際に利用ツールが被ることがあります。
例えば
- 株式会社○○○：Dropbox→自社アカウントで管理
- 株式会社△△△：Dropbox→協力会社Aのアカウントで管理
- 株式会社×××：Dropbox→協力会社Bのアカウントで管理
この場合、その都度ログアウトする必要があり毎回のログインも手間になってしまいます。
「ブラウザ管理ツール」を用いることでその煩わしさを解決することが可能となります。
Biscuit
Biscuitはブラウザ上で利用が可能なアプリ（SAAS）を管理することができます。
Googleドライブやbacklogなど種類も豊富に用意されていますがURLベースでの登録も可能なためWEB上で利用可能なツールであれば特に制限はありません。
上記画面のように仕事、個人で分けることも可能ですしプロジェクト単位で分けることも可能です。
チャットツール
チャットツールは企業やジャンル毎に利用しているツールが違うため、企業に合わせて利用することをお勧めしますが個人的には長く使ってきたchatworkをお勧めします。
chatwork
chatworkは中小企業でも比較的に利用者数が多く、関係者同士でチャットグループをサクッと作れるのも重宝できます。
Slackを利用する企業も多いですが、私の周りでは比較的chatworkが多い印象です。
フリーランス等の個人単位でも契約可能ですし、企業として複数名を契約／管理することも可能です。
ここ最近無料プランが「直近40日＆5,000件のメッセージのみ閲覧できる」という制限が加わってしまったため、可能であれば有料プランで利用することをお勧めします。
ファイル管理ツール
制作となると膨大なファイルを管理し、時にはクライアントや協力会社にファイルを共有することも必要となります。
DropboxやBox、Googleドライブなどのオンラインストレージもありますが動画を扱うと10TB、30TBと容量も増えコストもバカにならないため、下記オープンソースを活用してオンラインストレージを構築しました。
nextcloud
nextcloudはPCを媒体にオンラインストレージとして構築/利用が可能となります。
もちろん専用のファイル共有リンクも作成でき、専用のアカウントを作成することも可能です。
また、デスクトップアプリ、iPhoneやAndroidアプリも用意されているためDropboxのように気軽に扱うことも可能です。
媒体となるPCに外付けHDDを増設するができるため、容量をどこまでも増やすことも可能となります。
ただし、回線の一部を解放したりコマンド入力やセキュリティ管理も必要となるためサーバー開発の知識も必要にはなりますが、勉強にはちょうどいいレベルではないかと思います。
現在Box等で容量無制限となるプランもありますので、そちらを利用するのも一つの手です。
まとめ
今回ご紹介した各ツールも使い慣れるまで大変だと思いますが、最終的なゴールは制作を滞り無く進行し納品まで完了させること。
それさえ出来ればExcelでも問題ないと思っています。
ただ、オンライン上で多くの人と関わり合えるツールがあると細かい進捗も確認でき、最終的に自分が楽をできる状況（無茶なスケジュールに追い込まれないようにするため）に作り上げることもできるため、ぜひ一度はお試しいただければと思います。
